В документообороте каждого предприятия бухгалтерские документы составляют около 80%. Они служат основой для документального подтверждения его расходов и доходов. Поэтому законодательство определяет обязанность каждого субъекта хозяйственной деятельности организовать надлежащее хранение и своевременное уничтожение документов. Эта задача, чаще всего, входит в обязанности бухгалтера предприятия, однако в случае полного бухгалтерского сопровождения частным специалистом эту обязанность можно возложить и на него.
Законодательное регулирование порядка хранения документации
Положения ФЗ «Об архивном деле в РФ» определяют, что требования к хранению бухгалтерских документов относится ко всем типам документов, в частности, и к электронным. Порядок хранения бухгалтерской документации устанавливают такие основные нормативные акты:
- перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе хозяйственной деятельности организаций, органов местного самоуправления, государственных органов (приказ Минкульта №558 от 25.08.2010);
- ФЗ «Об архивном деле в РФ» (№125-ФЗ от 22.10.2004);
- одобренные Росархивом 06.02.2002 основные правила работы архивов;
- Положение о документах и документообороте в бухучете (приказ Минфина СССР №105 от 08.02.83).
Хранение бухгалтерских документов
Бухгалтерская документация, в том числе первичные документы, отчетность, регистры бухучета и др., согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказа Минфина № 34н от 29 июля 2008 г. обязаны храниться не менее 5 лет. Не менее 4 лет, согласно Налоговому кодексу РФ, хранятся данные налогового и бухгалтерского учета и документация, которая используется для расчета и оплаты налогов.
Особое внимание в процессе аутсорсинга и бухгалтерского обслуживания предприятия бухгалтеру стоит уделить названому Перечню типовых управленческих архивных документов. Здесь содержатся сгруппированные по разделам документы, получаемые в процессе работы предприятий, и утвержденные сроки их сохранения. В частности, Перечень указывает на необходимость постоянного хранения некоторых видов документов, таких, как ликвидационные балансы, годовая отчетность, отчеты по субсидиям, полученным из бюджета, и т. д.
Руководитель организации, подыскивая бухгалтера в Отрадном, должен помнить, что от того, насколько осведомленным в части сроков и порядка хранения документов является бухгалтер, зависит наступление административной и налоговой ответственности для предприятия.
