О том, что первичные и другие важные документы предприятия нужно сохранять, знает каждый бухгалтер. Однако не все точно представляют, на протяжении какого срока нужно хранить конкретный документ, в результате чего случается утеря документации, срок хранения которой не истек. Чтобы исключить подобные случаи, бухгалтер должен сверяться с Перечнем, который утвержден приказом Министерства культуры №558 от 25.08.2010 г. Но если все же произошла ситуация с утратой документов, важно знать, как именно стоит их восстанавливать.
Какие документы подлежат восстановлению?
Конечно же, ориентироваться стоит на срок хранения документов — если он не истек, то их необходимо восстановить. При этом в ФЗ «О бухгалтерском учете» указаны только общие сроки, а конкретные уже содержатся в названном выше Перечне Минкультуры. К примеру, в этом документе сказано, что балансы и Книга учета хранятся на предприятии постоянно, несмотря на то, что срок налоговой проверки по ним составляет только три года. Но такая документация может понадобиться и самому бухгалтеру, если, в частности, нужно будет определить источник происхождения старой дебиторской или кредиторской задолженности. Особенно это будет актуальным, если вы решили доверить оказание услуг по бухгалтерскому сопровождению компании частному специалисту и ему необходимо правильно поставить бухучет.
Процедура восстановления бухгалтерских документов
Утеря документации случается в силу различных причин, нередко причиной тому становится чрезвычайная ситуация (пожар, наводнение и т. д.). В таком случае нужно обязательно получить справку о происшествии в соответствующем уполномоченном органе. Это позволит избежать штрафов либо получить отсрочку, если эти документы затребуют контролирующие органы.
Следующим шагом должно стать выяснение перечня утраченных документов. Для этого руководитель приказом создает специальную комиссию, которая по результатам инвентаризации составит акт со списком документов и причиной их утраты. Далее уже можно заняться восстановлением документации.
При восстановлении кассовых чеков бухгалтер, который оказывает услуги бухгалтерского обслуживания предприятия, должен обратиться к продавцу за дубликатом или копией чека о покупке. Ведомости о безналичных расчетах можно получить в банке, а накладные, договоры и другие подобные документы помогут восстановить контрагенты компании. Что касается отчетности, то в этом случае можно письменно обратиться к руководителю фонда или инспекции с просьбой предоставить копии отчетности.
