Удаленная бухгалтерия. Как с ней работать?

Как работать с удаленное бухгалтерией? Это вообще удобно? У меня накопилась многолетняя практика работы с моими удаленными заказчиками, а у них соответственно со мной – как с удаленным бухгалтером. Чем сейчас и поделюсь.

1. Банк-клиент. Для удаленного бухгалтера делают доступ к расчетному счету БЕЗ права подписи. Бухгалтер делает все свои дела, не дергая директора (загружает платежки, готовит документы для валютного контроля или выгружает обороты по счету в бухгалтерскую базу). И при этом директор спокоен – бухгалтер без права подписи не сможет тайком перевести деньги на Багамские острова. Удобно и безопасно.

2. Платежки поставщикам и счета/акты/накладные на продажи. Некоторые мои клиенты ведут все это добро самостоятельно, но большинство передает на удаленку. В первую очередь, потому что сделать платежку или счет у удаленного бухгалтера недорого. А во-вторых, акты/накладные все равно необходимо будет внести в бухгалтерскую базу и за это все равно возьмут денежку. Вобщем, экономия тут получается копеечная и смысла особого не дает.

Работает это так: мне на почту скидывают счет от поставщика, я готовлю платежку и загружаю ее в клиент-банк. Иногда просто пишут – «Давайте оплатим аренду за сентябрь».

Со счетами/актами/накладными на продажу ситуации аналогичная: на почту приходит запрос на подготовку комплекта и в ответ клиент также по почте получает готовые документы. Осталось их только распечатать. Запросы присылают кто во что горазд: таблички Excel, приложения к договорам или просто текстом «На завтра нужно отгрузить Библио-глобусу три штуки Архив Мурзилки том1»

3. Акты/накладные поставщиков. Тут два варианта: одни клиенты периодически закидывают мне в офис мешок «подарков», другие высылают сканы. У вторых, как правило, есть сотрудник в офисе, который занимается документооборотом фирмы (собирает все поступившие бумажки, что-то распечатывает, ставит печати/подписи и складывает в папочки). А Дедам Морозам по завершении года я передаю папки с правильно разложенными в них документами на хранение. Не так давно у второго варианта появился подвид – Гугл-Диск. Сканы документов складывают в папку на Гугл-диске и открывают бухгалтеру к ней доступ.

4. Удаленный главбух. Бывает, что в организации есть отдельная торговая база, в ней работают кладовщик и/или менеджер по продажам. С некой периодичностью (обычно раз в месяц) из торговой базы данные выгружаются в бухгалтерскую и начинается «разбор полетов» (потому что - «Паша, ну как так то? Как ты опять умудрился продать 5-го числа товар, который по документам пришел только 10-го???»)

5. Зарплата и Кадры. Клиенты присылают мне на почту сканы документов, по которым я готовлю приказы о приеме, отпуске или увольнении, трудовые договора. Высылая готовые документы, я всегда сопровождаю их инструкцией: кто и где расписывается, что хранится в офисе, а что выдается сотруднику на руки.

6. Консультации. В 21 веке почти у каждого есть мобильный телефон, а если хочется личного общения с бухгалтером, то Skype как воздух – есть везде. Звоните/пишите/спрашивайте – никаких ограничений.

7. Странные бумажки. Есть некоторое количество замудренных бухгалтерских документов, о существовании которых нормальные люди даже не догадываются, а бухгалтера их делают (например, кассовая книга – если вы в банке внесли деньги на расчетный счет, приказ о вводе основного средства в эксплуатацию, табель учета рабочего времени и т.д.). Эти документы я тоже готовлю, распечатываю и храню в отдельной папке – на случай если кому-то понадобятся, но я не высылаю все эти малопонятные вещи по почте, чтобы не нагружать основной документооборот бумагами, которые по большому счету нужны только нашим законотворителям.

8. Сдача отчетов. И конечно самое приятное - чтобы сдать отчеты уже давно не нужно ездить в налоговую. Все сдаем по интернету. Ура!

Как видно из текста выше удаленная бухгалтерия это удобно и понятно. Да, нужно будет самостоятельно распечатывать готовые документы из почты, но плюсов в таком варианте гораздо больше, например:


check гибкая цена, бизнесмены, пользующиеся услугами удаленного бухгалтера, оплачивают только то время, которое бухгалтер работает с ними, а не весь день как у штатного сотрудника;


check конфиденциальность, прописанная в договоре, да и с удаленным бухгалтером вряд ли кто-то из сотрудников попьет чайку и посплетничает про дела фирмы и директора;


check нет проблем с оргтехникой, ПО, обновлениями, риском потери данных и прочей IT-нагрузкой;


check независимость: отношения поставщик-клиент, которые, в отличие от отношений сотрудник-работодатель (особенно в стране, где трудовой кодекс максимально защищает работника), дают предпринимателю возможность влиять на качество/порядок и сроки работ и даже возможность безболезненно заменить одного удаленного бухгалтера на другого.

 

У вас все равно остались вопросы?

Напишите их мне: rubis_kat@mail.ru
Или позвоните: (495) 518-57-87

Бухгалтерское обслуживание Цены